Strategic Sourcing: come ottimizzare le decisioni di acquisto in un contesto complesso

Il sourcing strategico rappresenta una delle leve più efficaci per migliorare resilienza, efficienza e competitività soprattutto in un mercato caratterizzato dalla crescente frammentazione delle catene di fornitura. Per i responsabili acquisti e i decision maker, adottare un approccio strategico all’approvvigionamento vuol dire superare la logica tradizionale del “prezzo più basso” e orientarsi verso una gestione strutturata, data-driven e continua dei fornitori.

Secondo Gartner, il 42% dei responsabili acquisti considera la frammentazione della supply chain uno dei principali rischi strategici. Oltre il 76% delle aziende europee ha registrato interruzioni nel corso del 2024, con effetti diretti su costi, continuità operativa e livelli di servizio.

In questo scenario, il sourcing strategico consente alle aziende di anticipare i rischi, generare valore e costruire relazioni di fornitura più solide e sostenibili. Per questo, conoscerlo è fondamentale per i professionisti del procurement.

Strategic Sourcing: cos'è

Lo strategic sourcing è un processo strutturato di analisi, segmentazione, valutazione e gestione della vendor base, con l’obiettivo di ottenere il massimo valore possibile dalle decisioni di approvvigionamento. In quest’ottica, il sourcing è inteso come parte integrante dei meccanismi di crescita aziendale, con un peso specifico all’interno dell’organizzazione.

Rispetto al sourcing tradizionale, si distingue per:

• Adozione di analisi di mercato approfondite;

• Utilizzo di dati storici e indicatori predittivi;

• Considerazione del Total Cost of Ownership (e non solo il prezzo);

• Adozione di strategie di mitigazione del rischio;

• Instaurazione di un rapporto di partnership con i fornitori;

• Abilitazione processi decisionali basati su insight e non su attività manuali.

Queste caratteristiche rendono il sourcing strategico ancora più preciso e data-driven, dando la possibilità all’ufficio acquisti di prendere decisioni informate.

Perché è diventato essenziale

Come accennato in apertura, il contesto competitivo spinge sempre più aziende verso modelli maturi di sourcing per far fronte ai trend che stanno plasmando il mondo del procurement.

Tra questi:

I benefici del Strategic Sourcing

1. Riduzione del Total Cost of Ownership (TCO)

La valutazione dei fornitori include non solo il prezzo, ma anche costi logistici, metriche sulla qualità, costi di gestione, rischi e variabili di lungo periodo. L’ottica si sposta dalla collaborazione immediata all’instaurazione di più relazioni efficienti e sicure.

2. Maggiore resilienza della supply chain

La diversificazione riduce la dipendenza da fornitori critici e migliora la continuità operativa. Le aziende diventano meno soggette alle fluttuazioni di altri mercati e quindi in grado di affrontare crisi di diversa natura con più sicurezza.

3. Performance e qualità elevate

Una valutazione continua consente di individuare fornitori più affidabili, innovativi e competenti. Il mondo dell’innovazione è in costante sviluppo e nuovi player si aggiungono al mercato ogni anno: riuscire a intercettare nuovi prodotti, servizi e fornitori vuol dire inserirsi in un contesto in continua evoluzione da cui ogni azienda può trarre beneficio.

4. Innovazione e competitività

Uno scouting continuo consente di introdurre tecnologie emergenti e soluzioni più performanti. Ma anche di scoprire nuovi servizi e prodotti introdotti da chi ha già una posizione consolidata sul mercato. La competizione in un contesto popolato da più enti favorisce lo sviluppo reciproco.

5. Gestione strutturata del rischio

Il monitoraggio costante e l’aggiornamento dei dati riducono i rischi operativi, finanziari, ESG e di compliance. Avere un database con dati affidabili e verificati consente una panoramica dei propri fornitori, riducendo rischi derivati da dati obsoleti o disordinati.

Come utilizzare Soource per implementare un processo di Strategic Sourcing più rapido ed efficace

Applicare uno strategic sourcing efficace richiede dati aggiornati, processi automatizzati e strumenti in grado di ampliare rapidamente la vendor base. Soource nasce anche per rispondere a queste esigenze.

Grazie ad un mix vincente di dati verificati, Intelligenza Artificiale e automazione, Soource rende l’implementazione di strategie di strategic sourcing molto più semplice e senza frizioni.

1. Analizzare e aggiornare in tempo reale la vendor base esistente

Soource utilizza l’IA per raccogliere automaticamente dati provenienti da email, documenti, fonti certificate e sistemi ERP. In questo modo, i dati derivanti dai processi quotidiani dell’ufficio acquisti non vanno persi ma collezionati e utilizzati per migliorare costantemente il database.

Inoltre, grazie al DataHub, una specifica feature all’interno della piattaforma, l’utente può arricchire in un click le schede fornitore con informazioni come:

• Certificazioni,

• Contatti aggiornati,

• Report creditizi,

• DUNS Number,

• Certificazioni ESG.

Interfaccia Datahub

Il tutto rende possibile l’aggiornamento del database dei venditori attuali, con dati verificati e precisi, trasformando la vendor base in un vero e proprio strumento strategico nella primissima fase di sourcing.

2. Identificare nuovi fornitori in pochi giorni anziché settimane

L’intelligenza artificiale integrata permette anche di analizzare il mercato in tempo reale, individuare fornitori alternativi per qualsiasi categoria.

L’utente parte da una ricerca in linguaggio naturale, che permette di combinare una precisione linguistica ad un database proprietario in cui cercare esattamente il prodotto o servizio di cui ha bisogno.

Proprio il database proprietario di Soource, che contiene migliaia di aziende, viene usato come fonte primaria di dati per la ricerca semantica dell’utente: successivamente i risultati vengono filtrati in base alle specifiche esigenze di selezione restituendo una panoramica del mercato completa.

3. Accelerare e automatizzare RFI e RFQ

Soource genera bozze automatiche di RFX, invia richieste massivamente ai fornitori e analizza le risposte tramite IA, e organizzandole in una dashboard di confronto facile da consultare.

Data la richiesta dell’utente, l’IA si occupa di tutta la parte di outreach massivo in un sistema di ottimizzazione delle RFX: dalla stesura del testo alla classificazione delle risposte.

Questo riduce drasticamente non solo i tempi di lavorazione ma anche la possibilità di errore, ampliando il bacino di possibili nuovi fornitori. Il tutto mantenendo una costante trasparenza sui processi e sui risultati: oltre al prezzo complessivo migliore, Soource restituisce una panoramica dei fornitori contattati e come si posizionano tra di loro rispetto alla richiesta inviata.

Il lavoro manuale di mesi interi viene svolto in pochi giorni, liberando risorse per attività a maggior valore aggiunto.

4. Ridurre rischio e dipendenza da pochi fornitori

Nel contesto attuale, sintetizzato in apertura, la dipendenza da un singolo fornitore può mettere a rischio l’attività delle aziende. Proprio per questo, avere una panoramica di mercato e una conoscenza approfondita dei suoi protagonisti diventa un asset strategico non solo per l’ufficio acquisti ma per l’azienda intera.

Soource supporta strategie di dual sourcing, riduzione del rischio e continuità operativa.

Il database si aggiorna ad ogni ricerca, con dati approfonditi e verificati che rendono possibili nuove collaborazioni, trattative e, in generale, la garanzia di una fornitura a prova di crisi.

Le sette fasi del Strategic Sourcing

Le strategie di sourcing strategico variano a seconda della tipologia di azienda coinvolta e delle necessità specifiche. Tuttavia, esistono sette fasi più comuni che delineano gli step da seguire nella maggior parte dei casi.

1. Analisi della spesa e del fabbisogno aziendale

Mappatura dei consumi, dei contratti e delle categorie merceologiche. Questa prima fase è fondamentale per comprendere i processi e le necessità aziendali, catalogandoli anche in base alle specifiche caratteristiche.

2. Analisi del mercato e dei rischi

Studio dei fornitori attivi, dei nuovi player, della normativa di settore e dei rischi geopolitici. Avere una panoramica sui fornitori attivi è la base da cui partire: quindi un database aggiornato, con informazioni verificate e uno storico affidabile. Successivamente la ricerca di nuovi player apre ad un mondo di possibilità ancora inesplorate tra offerte diversificate e prodotti innovativi.

3. Segmentazione della vendor base

Classificazione dei fornitori in base a valore, criticità, rischio e strategicità. La segmentazione supporta uno dei pilastri per il strategic sourcing ovvero dati affidabili e aggiornati sempre disponibili. La vendor base, infatti, è uno degli asset più importanti.

4. Definizione della strategia di sourcing

Partnership, dual sourcing, nearshoring/friendshoring, gare, supplier development: definire la propria strategia di sourcing dà modo all’ufficio acquisti di gestire questo processo in maniera scientifica. Dati alla mano, si può osservare e testare nuove strategie e scoprire inefficienze o metodi molto più produttivi.

5. Valutazione dei fornitori e negoziazione

Valutazione su qualità, prezzo, capacità, compliance, ESG e performance storiche. Da questa fase in poi, il talento dell’ufficio acquisti è il protagonista, supportato da dati affidabili e processi scorrevoli. Grazie al lavoro preparatorio delle fasi precedenti, sarà infatti più semplice recuperare le informazioni con cui prendere le decisioni di acquisto migliori.

6. Implementazione del contratto e onboarding

Formalizzazione del rapporto, KPI e obiettivi condivisi. Una volta scelto il fornitore o più fornitori, la fase di implementazione del contratto e onboarding sigla a tutti gli effetti l’inizio di una collaborazione.

7. Monitoraggio continuo e revisione strategica

Anche quando la fase di sourcing si è esaurita, è bene continuare a ragionare in termini strategici: audit, analisi del rischio e aggiornamento dei dati sono alcuni degli strumenti per beneficiare più a lungo degli effetti ottenuti tramite il sourcing strategico.

Come implementare lo Strategic Sourcing in azienda

Ora che le fasi operative per l’implementazione del sourcing strategico sono state definite, bisogna capire come realmente integrare questa metodologia, specialmente in team strutturati.

Questi punti operativi aiutano a strutturare il cambiamento:

1. Stabilire obiettivi chiari

Gli obiettivi dirigono l’azione: che si tratti di riduzione costi, resilienza, diversificazione, sostenibilità, l’intero team deve essere allineato sulle priorità e cosa si vuole raggiungere.

2. Investire in dati e tecnologie

Dati aggiornati e affidabili sono essenziali per decisioni di qualità: per questo, adottare soluzioni come Soource è importante per poter disporre di informazioni verificate.

3. Rivedere i processi interni

Allineare procurement, supply chain, qualità e finance e lavorare sinergicamente per avere un impatto più ampio sull’intero business.

4. Formare il team

Competenze digitali, analisi dati, conoscenze in ambito AI, sono fondamentali per rimanere al passo con i cambiamenti tecnologici moderni. È importante anche adottare tecnologie con un’interfaccia intuitiva per favorire l’introduzione di strumenti che migliorino la qualità del lavoro.

5. Monitoraggio continuo

Infine, gli obiettivi posti in principio devono essere misurabili e definiti nel tempo. Per questo, monitorare periodicamente l’andamento dei KPIS fa parte di un approccio strategico al procurement.

Il sourcing strategico non è una semplice metodologia, ma un mindset orientato alla creazione di valore, alla riduzione del rischio e alla trasformazione digitale. Le aziende che integrano dati, AI e processi strutturati avranno un vantaggio competitivo significativo.

E i gli uffici acquisti possono essere parte del motore dell’innovazione, portando benefici tangibili e reali all’intera azienda.

Se vuoi vedere Soource in azione a capire come può migliorare i processi anche nella tua azienda, prenota una demo qui sotto e scopri la soluzione.