Come trovare nuovi fornitori: guida completa per procurement e supply chain manager

TL;DR

In molte aziende la vendor base attuale non è più sufficiente a garantire disponibilità di materiali, rapidità di risposta e conformità normativa.

I dati mostrano che nel 2024 oltre il 76% delle aziende europee ha subito interruzioni nella supply chain, e quasi un terzo ha avuto difficoltà nel reperire materiali essenziali a causa di eventi di disruption.

Per questo, trovare nuovi fornitori non è più un’attività saltuaria, ma un processo continuo che richiede strumenti avanzati, dati aggiornati e automazione. Piattaforme di vendor intelligence come Soource, che consente di identificare nuovi fornitori, arricchire dati, gestire RFI/RFQ automaticamente e mantenere aggiornata la vendor base, permettono a procurement e supply chain manager di ridurre rischi, tempi e dipendenze da pochi partner.

Perché la diversificazione dei fornitori è cruciale oggi

La dipendenza da pochi partner è uno dei principali fattori di vulnerabilità delle supply chain globali. McKinsey evidenzia come la scarsità di strumenti specifici e l’eccesso di task manuali siano tra le cause della forte dipendenza da pochi fornitori.

Questa dipendenza diventa parecchio rischiosa: esistono fattori intrinsechi alle attività aziendali ed esterni che riguardano materie prime e geopolitica, che possono avere ripercussioni pesanti su tempi di consegna, costi e disponibilità di merci.

La diversificazione permette di:

• Mitigare il rischio di shortage e ritardi;

• Ridurre l’impatto di eventi geopolitici, logistici o normativi;

• Aumentare la resilienza attraverso fornitori alternativi di backup;

• Mantenere una pressione competitiva sui prezzi;

• Accedere più rapidamente a nuove soluzioni, materiali, tecnologie.

In questo quadro, l’adozione di strategie di multisourcing diventa un requisito essenziale per la continuità operativa e la gestione proattiva dei rischi.

Come trovare nuovi fornitori

Entriamo nel vivo della questione: ci sono diversi modi di trovare nuovi fornitori, ognuno più o meno efficace in base al settore di riferimento e alle specifiche esigenze, ma da conoscere per ottimizzare i risultati.

1. Piattaforme di scouting digitale

Le tecnologie basate su AI stanno diventando rapidamente uno standard per la ricerca di nuovi fornitori. Grazie a questo tipo di soluzioni è possibile infatti inserire ricerche in linguaggio naturale ma con risultati molto più affidabili rispetto ad una classica ricerca su Internet.

Soource: scouting automatizzato e vendor intelligence

Tra le piattaforme di Supplier Intelligence figura anche Soource, dove il modulo di ricerca Discovery permette agli utenti di inserire una ricerca all’interno del database proprietario.

La presenza di questo database è particolarmente importante per la qualità dei dati ma non solo. Il database, a differenza di un marketplace, ritorna una panoramica più trasparente in cui il ranking non viene influenzato da sponsorizzazioni. Inoltre, grazie all’invio semi-automatico di RFX, il database si aggiorna ad ogni richiesta, diventando sempre più dettagliato e preciso.

Si integra con l’ERP come un modulo aggiuntivo e consente di arricchire i dati della vendor base attuale, grazie all’upload dei fornitori correnti e l’enrichment on-demand con dati verificati e tramite DataHub.

In sintesi, lo scouting automatizzato di Soource consente di:

• Identificare nuovi fornitori attraverso una ricerca semantica, basata su un database proprietario;
• Filtrare risultati per fatturato, forma societaria, distanza, codice ATECO e altri parametri;
• Inviare automaticamente via email RFI e RFQ (partendo da una bozza generata dall’AI);
• Centralizzare e strutturare le risposte dei fornitori tramite analisi automatica delle email;
• Aggiornare automaticamente la vendor base con nuovi dati e contatti.

Vantaggi pratici:

• Riduzione delle tempistiche medie per la selezione di un nuovo fornitore;

• Meno task manuali e più tempo per le operazioni di contrattazione;

• Riduzione di errori e dispersione di dati;

• Confronto immediato di offerte, prezzi, certificazioni e condizioni.

2. Analisi di mercato e ricerche su database ufficiali

I procurement manager possono individuare nuovi fornitori anche tramite:

• Camere di commercio e registri imprese;

• Banche dati settoriali;

• Portali di export e fiere virtuali;

• Elenchi dedicati alle certificazioni (ISO, CE, UL, ecc.).

Questi strumenti offrono informazioni affidabili, spesso a pagamento, ma richiedono tempo per la raccolta, verifica e normalizzazione dei dati. Inoltre, questi processi sono ancora legati a passaggi manuali che aumentano la probabilità di errori oltre che rappresentare un elevato dispendio di tempo su operazioni a basso valore aggiunto.

3. Fiere di settore e networking professionale

Le fiere rimangono un canale utile per incontrare nuovi fornitori, toccare con mano prodotti e confrontare alternative. Questo genere di eventi, specialmente quelli di settore, aumenta la possibilità di incontrare nuove aziende, ma allo stesso tempo nasconde dei costi di cui tener conto.

In sintesi, i vantaggi sono:

• Relazione diretta con i rappresentati presenti all’evento;

• Visione immediata delle novità del mercato;

• Networking con competitor e stakeholder.

Limiti:

• Costi di partecipazione;

• Scarsa scalabilità;

• Tempi lunghi per la raccolta e la gestione dei contatti.

Criteri principali per la selezione di nuovi fornitori

Come strutturare un processo scalabile per trovare nuovi fornitori

Un processo efficace di identificazione e selezione di nuovi fornitori parte da una definizione chiara dei requisiti. Prima di avviare qualsiasi attività di scouting, l’ufficio acquisti deve infatti delineare in modo preciso le specifiche tecniche del prodotto o servizio, i volumi previsti, gli eventuali requisiti normativi da rispettare e i criteri ESG che l’azienda intende applicare.

Una volta stabilito il perimetro della categoria, è possibile attivare diverse leve di ricerca: le soluzioni di digital scouting permettono di avere una panoramica estesa dei player di mercato in cui trovare la migliore offerta.

Con un set di potenziali fornitori definito, è essenziale avviare una fase strutturata di raccolta informazioni. Attraverso piattaforme come Soource, è possibile generare automaticamente RFI e RFQ basate sui requisiti iniziali, standardizzando le richieste e garantendo che tutti i fornitori rispondano agli stessi criteri di valutazione.

Il passo successivo è il confronto oggettivo delle offerte. La dashboard di Soource supporta questa fase mettendo a disposizione una comparazione immediata di elementi chiave come prezzi unitari, condizioni di consegna, certificazioni e grado di conformità ai requisiti tecnici, riducendo tempi e rischi di valutazioni soggettive.

Infine, per mantenere un processo realmente scalabile, è necessario che la vendor base sia aggiornata in modo continuo. La piattaforma permette di automatizzare questa attività, aggiornando contatti, certificazioni, tag tecnici e aggiungendo nuovi fornitori emersi dai progetti di scouting, così da evitare duplicazioni, dati obsoleti o mancanza di visibilità sulle alternative disponibili.

Trovare nuovi fornitori è un vantaggio competitivo

Per procurement e supply chain la capacità di trovare nuovi fornitori non rappresenta più un nice-to-have ma un vero e proprio vantaggio competitivo determinante.

Le evidenze raccolte mostrano che:

• La dipendenza da pochi fornitori aumenta i rischi;

• Strumenti digitali di vendor intelligence permettono di reagire in giorni, non in mesi;

• L’automazione di RFI/RFQ e la centralizzazione dei dati abilitano processi scalabili e continui.

La combinazione di analisi, multisourcing e piattaforme come Soource consente di costruire supply chain realmente resilienti, data-driven e pronte al cambiamento.

Se vuoi approfondire come Soource può aiutare il tuo ufficio acquisti a mantenere una vendor base aggiornata con dati verificati e attendibili, automatizzando il processo di scouting, prenota una demo oggi.