La Trasformazione Digitale del Procurement: Cos'è l'E-Procurement?

L'e-procurement si riferisce all'intero processo di acquisto e vendita di prodotti e servizi in modalità digitale.

Implica principalmente transazioni business-to-business condotte online o attraverso reti digitali, semplificando le attività di approvvigionamento e aumentando l'efficienza. Questa definizione ampia copre una vasta gamma di tecnologie e soluzioni progettate per automatizzare l'approvvigionamento, la fornitura strategica e gli acquisti.

L'e-procurement include una vasta gamma di strumenti e metodologie, tra cui aste elettroniche, gare d'appalto elettroniche, emissione automatica degli ordini di acquisto, fatturazione elettronica e ordini basati su internet. Inoltre, sfrutta sistemi informativi come l'interscambio elettronico di dati (EDI) e i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning), che consentono un'integrazione fluida lungo le catene di approvvigionamento. Queste tecnologie facilitano non solo le transazioni business-to-business (B2B), ma anche gli scambi business-to-consumer (B2C) e business-to-government (B2G).

Il panorama moderno dell'e-procurement è il risultato di continui progressi tecnologici e miglioramenti nei processi aziendali. Tuttavia, per comprendere appieno l'importanza dell'ambiente digitale di approvvigionamento, è essenziale esplorare l'evoluzione storica che ci ha portato fino a qui. Dalle antiche pratiche di approvvigionamento all'adozione dell'automazione basata sull'intelligenza artificiale, la trasformazione dell'approvvigionamento è stata profonda, rimodellando il modo in cui le imprese acquisiscono beni e servizi in un mondo sempre più digitale.

Le Origini del Procurement: 3000 a.C.

Le prime testimonianze conosciute di approvvigionamento risalgono al 3000 a.C., quando gli scribi egizi gestivano l'approvvigionamento dei materiali per la costruzione delle piramidi. Il loro ruolo comprendeva la registrazione dei materiali e dei lavoratori, il monitoraggio degli ordini e l'assicurazione del completamento dei compiti. Sebbene rudimentale, questo processo ha gettato le basi per pratiche di approvvigionamento strutturate. La scarsità di forniture e la competitività sono sempre state preoccupazioni cruciali, anche nell'antichità.

I Primi Anni: 1850-1900

Durante questo periodo, l'agricoltura dominava l'economia, e l'approvvigionamento non aveva dipartimenti strutturati. La maggior parte delle imprese praticava acquisti senza regole o strategia. Tuttavia, nel 1887 fu scritto il primo libro dedicato al procurement, intitolato The Handling of Railway Supplies, Their Purchase and Disposition. Inoltre, l'opera On the Economy of Machinery and Manufacturers di Charles Babbage (1832) riconosceva l'importanza dell'approvvigionamento.

Lo Sviluppo dei Fondamenti del Procurement: 1900-1946

I dipartimenti acquisti iniziarono a comparire nelle aziende europee, mentre il procurement si diffuse negli Stati Uniti, con le università che offrivano corsi sull'argomento dal 1933. Prima del 1920, oltre il 50% delle richieste d'acquisto non includevano specifiche tecniche. I principi della gestione scientifica e la produzione di massa portarono alla formalizzazione dell'approvvigionamento, anche se rimase una funzione secondaria. Le due guerre mondiali spostarono gli sforzi di approvvigionamento verso la sicurezza delle materie prime e delle forniture essenziali.

Ricostruzione Post-Bellica e Stabilizzazione Economica: 1947-1960

Il periodo post-bellico vide un'elevata domanda di prodotti con poca concorrenza. I responsabili della produzione detenevano l'autorità principale, e l'approvvigionamento era una funzione subordinata. Le aziende erano in gran parte autosufficienti, producendo sia componenti che prodotti finali.

La creazione da parte di Ford dei dipartimenti di analisi degli acquisti segnò un cambiamento verso l'approvvigionamento strategico, e il ponte aereo di Berlino evidenziò le sfide logistiche, portando allo sviluppo di sistemi di manifesti standardizzati, che si evolveranno negli anni '60 nell'Interchange Elettronico di Dati (EDI).

L'Internazionalizzazione del Procurement: 1960-1985

A metà degli anni '60, nacquero la gestione dei materiali, le gare d'appalto competitive e la formazione professionale per l'approvvigionamento. Le aziende prive di competenze per determinati componenti si rivolsero a fornitori internazionali, dando vita alla globalizzazione dell'approvvigionamento. Gli acquirenti dovevano conoscere i tassi di cambio, la legislazione sui contratti e le tendenze dei prezzi, e negli anni '80 la concorrenza tra i fornitori si intensificò, enfatizzando la qualità e la fornitura strategica.

L'Ascesa della Fornitura Strategica, della Gestione delle Forniture e della Gestione delle Categorie: 1986-2017

Il procurement si evolse oltre le semplici transazioni, concentrandosi sull'efficienza della catena di approvvigionamento e sull'integrazione. La gestione delle categorie emerse nel 2005, enfatizzando il miglioramento continuo e la fornitura strategica per le categorie ad alta spesa. Negli anni '90, emerse l'e-procurement con i sistemi ERP che facilitavano le transazioni digitali, e l'adozione diffusa di Internet ha ulteriormente semplificato l'approvvigionamento, migliorando l'accesso ai fornitori, la trasparenza dei prezzi e l'efficienza dei processi.

La Digitalizzazione del Procurement e l'Integrazione dell'IA: dal 2018 in Poi

L'e-procurement digitalizza i principali processi di approvvigionamento, tra cui la richiesta, la fornitura, l'ordinazione, la fatturazione e i pagamenti. Le tecnologie Industry 4.0 favoriscono l'automazione, connettendo le aziende ai fornitori in tempo reale per un miglior monitoraggio della catena di approvvigionamento, e l'IA sta svolgendo un ruolo chiave nel procurement, con applicazioni in:

• Gestione del rischio: prevedere le interruzioni della catena di approvvigionamento e mitigare i rischi proattivamente.

• Qualifica del fornitore: analizzare le performance dei fornitori, garantendo qualità e conformità.

• Marketing degli approvvigionamenti: ottimizzare le strategie di approvvigionamento in base alle tendenze del mercato.

• Automazione dei processi: l'IA semplifica le attività amministrative, liberando i professionisti per decisioni strategiche.

Le analisi predittive basate sull'IA ottimizzano la gestione dell'inventario, le previsioni della domanda e la riduzione dei costi. I chatbot IA assistono i team di approvvigionamento rispondendo a domande, automatizzando le approvazioni e raccomandando fornitori in base alle esigenze specifiche. Inoltre, gli sviluppi futuri potrebbero vedere l'IA gestire autonomamente i flussi di lavoro dell'approvvigionamento, migliorando l'efficienza e le capacità strategiche.

Tra le aziende che stanno rimodellando il panorama del procurement, Soource è in prima linea in questa trasformazione. Grazie a soluzioni basate sull'IA, Soource sta rivoluzionando le pratiche di approvvigionamento, rendendo la scoperta dei fornitori più rapida, efficiente e completamente automatizzata. Essendo il primo software di procurement a garantire una mappatura completa di tutti i fornitori per un determinato prodotto o servizio, Soource sfrutta l'IA per raccogliere una grande quantità di dati qualitativi e quotazioni. Automatizzando l'invio e la lettura delle email, Soource snellisce il processo di approvvigionamento, consentendo alle aziende di ottenere informazioni più approfondite sul mercato, risparmiando tempo e riducendo i costi.

Conclusione

L'e-procurement ha rivoluzionato l'approvvigionamento, migliorando il controllo, la sicurezza, la produttività, la trasparenza e la gestione dei fornitori. Nonostante i rapidi progressi tecnologici, molte organizzazioni rimangono dipendenti dai processi manuali, ma l'IA e l'automazione sono destinate a disintegrare ulteriormente il procurement, abilitando analisi predittive, integrazione della blockchain e decisioni autonome. I team di approvvigionamento stanno evolvendo in alleati strategici per le imprese, utilizzando la tecnologia per guidare il risparmio sui costi, la gestione del rischio e l'efficienza operativa. Il futuro del procurement sarà definito dall'integrazione continua dell'IA, trasformandolo in una funzione sempre più dinamica e influente all'interno delle aziende di tutto il mondo.