Come scegliere il miglior software per il procurement

Nel contesto attuale, caratterizzato da catene di fornitura globali e crescente pressione sui costi, la digitalizzazione dei processi di acquisto è una priorità strategica. Il software di procurement, spesso integrato con moduli di sourcing software, consente alle aziende di ottimizzare la gestione dei fornitori, migliorare la trasparenza e aumentare l’efficienza operativa.

Scegliere la piattaforma giusta non è semplice: l’offerta è ampia e le esigenze variano da organizzazione a organizzazione.

Questa guida illustra i criteri fondamentali per identificare il miglior software per procurement in base agli obiettivi aziendali e alle caratteristiche della supply chain.

Che cos’è un software di procurement

Un software di procurement è una soluzione digitale che automatizza l’intero ciclo degli acquisti: dalla richiesta d’offerta (RFQ) alla selezione dei fornitori, dalla gestione dei contratti fino ai pagamenti.

A differenza dei tradizionali sistemi ERP, un software dedicato al procurement integra funzionalità avanzate di analisi, collaborazione e compliance, supportando decisioni basate su dati reali.

Il sourcing software, invece, si concentra sulle fasi strategiche del processo di approvvigionamento — ricerca, valutazione e negoziazione dei fornitori — spesso integrandosi nel più ampio ecosistema di procurement digitale.

Questa fase strategica risulta particolarmente importante in quanto la ricerca e la selezione dei possibili fornitori incide direttamente sul successo dell'intero processo. Proprio per questo, molte aziende decidono di adottare una soluzione dedicata per gestire la prima parte del ciclo: la ricerca, selezione e invio di RFX.

Perché investire in un software di procurement

Le aziende che adottano un sistema di procurement digitale ottengono vantaggi tangibili in termini di:

• Efficienza operativa: riduzione del tempo medio di ciclo ordine-fattura fino al 60%.

• Trasparenza e controllo: monitoraggio centralizzato di fornitori, contratti e performance.

• Risparmio sui costi: secondo Deloitte, l’automazione del procurement può ridurre i costi indiretti fino al 30%.

• Sostenibilità e compliance: tracciabilità dei fornitori e controllo su criteri ESG.

In un contesto dove la gestione del rischio di fornitura è sempre più critica, il procurement software rappresenta una leva competitiva.

Non solo, il dipartimento degli acquisti si sta dimostrando sempre più importante nelle aziende. Un'ottimizzazione dei loro processi, impatta direttamente in modo positivo l'intero business.

Investire in un software per il procurement vuol dire migliorare le prestazioni del team, ma anche ottimizzare i dati già esistenti (ad esempio andando a pulire e organizzare il database) permettendo agli uffici acquisti una negoziazione più ampia e basata sui dati.

Funzionalità chiave da valutare

Nella selezione del software per l'ufficio acquisti, ci sono diversi elementi da valutare, tra cui le funzionalità che non possono mancare.

Molti degli strumenti moderni, per velocizzare e migliorare l'intero flusso, hanno integrato l'Intelligenza Artificiale, un partner di grande rilievo per raggiungere obiettivi strategici.

Per scegliere al meglio, ogni team deve impostare obiettivi e traguardi, immaginando come la tecnologia può sollevare le aree operative dai compiti più ripetitivi, indirizzandoli verso strategie.

Questa tabella può aiutare a comprendere alcuni casi d'uso delle piattaforme e della loro tecnologia per capire cosa aspettarsi e su quali basi impostare i criteri di selezione del software.

Criteri di selezione del software

Ecco alcuni dei processi preparatori che guidano le aziende verso l'adozione di soluzioni digitali per il procurement.

a. Analisi dei requisiti

• Identificare processi interni critici e inefficienze.

• Coinvolgere i principali stakeholder (acquisti, IT, finance, legale).

• Definire obiettivi misurabili (es. riduzione tempi di sourcing del 20%).

b. Valutazione delle soluzioni

• Verificare la scalabilità del software e la facilità di integrazione con sistemi esistenti.

• Considerare la user experience e la disponibilità di moduli specifici (sourcing, e-procurement, contratti).

• Richiedere demo e trial period per testare la piattaforma in scenari reali.

c. Analisi economica e ROI

• Calcolare il ritorno dell’investimento considerando costi di licenza, formazione e manutenzione.

• Stimare i risparmi derivanti dall’automazione e dalla riduzione di errori manuali.

Attraverso queste fasi, l'ufficio acquisti ha modo di valutare e conoscere il mercato dei software per il procurement. Grazie alle demo, può entrare nel vivo dell'azione, testando in tempo reale le soluzioni.

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Integrazione con il sourcing software

Un efficace sistema di sourcing software consente di potenziare l’intero ciclo di procurement, offrendo strumenti per:

• Centralizzare le richieste di offerta;

• Automatizzare la valutazione comparativa dei fornitori;

• Raccogliere dati sulle performance e aggiornare i punteggi di affidabilità.

L’integrazione con il modulo di procurement operativo permette una visione end-to-end, dal sourcing strategico all’esecuzione contrattuale.

L’evoluzione tecnologica: AI e automazione nel procurement

Negli ultimi anni, l’intelligenza artificiale ha ridefinito le logiche di sourcing, rendendo possibile l’analisi simultanea di migliaia di offerte, la previsione delle fluttuazioni di prezzo e l’identificazione di potenziali rischi nella catena di fornitura.

Le piattaforme basate su AI e machine learning stanno trasformando il ruolo del procurement manager da esecutore operativo a decision maker strategico, grazie a insight predittivi e automazione dei compiti ripetitivi.

Soource: innovazione nel sourcing digitale

In questo scenario, Soource rappresenta un esempio concreto di come l’AI possa migliorare l’efficienza e la resilienza del procurement.

La piattaforma adotta un modello di sourcing innovativo, che sfrutta l’intelligenza artificiale per automatizzare le attività ripetitive e confrontare ampie reti di fornitori, identificando in modo rapido e accurato i partner più adatti alle esigenze aziendali.

Soource risponde a due sfide complementari:

• Consente di mitigare i rischi legati alla scarsità di beni e alla volatilità dei prezzi, effetto dell’instabilità globale.

• Aiuta i responsabili acquisti a ridurre la dipendenza da un numero limitato di fornitori, espandendo la base di approvvigionamento senza incrementare tempi o costi di gestione.

Attraverso un database esteso e in continuo aggiornamento, Soource permette di ricercare, contattare e qualificare automaticamente migliaia di fornitori, raccogliendo in modo strutturato informazioni e quotazioni.

Attraverso l'invio automatico di RFX massive e personalizzate, Soource riesce a reperire informazioni aggiornate e affidabili, dimezzando il tempo di attesa. Il 95% dei clienti riceve infatti una risposta positiva entro le prima 24 ore.

L’AI, inoltre, elabora i dati provenienti dalle interazioni per migliorare progressivamente la qualità del database, generando un potente effetto di rete.

Il risultato è un ecosistema intelligente in grado di supportare scelte di acquisto più informate, convenienti e sostenibili: un modello che riflette l’evoluzione naturale del procurement verso processi data-driven e predittivi.

La scelta del miglior software per procurement richiede un approccio strategico che tenga conto non solo delle funzionalità, ma anche della capacità della piattaforma di evolvere insieme al business.

Soluzioni come Soource mostrano come l’integrazione tra AI, automazione e analisi predittiva stia ridefinendo il procurement, trasformandolo in un processo più intelligente, flessibile e orientato al valore.

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