PROCUREMENT AGILE: Un vantaggio strategico per l’intera azienda.

Nell’attuale contesto economico globale, caratterizzato da un’estrema volatilità e dalla necessità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti, il procurement si è trasformato da funzione puramente operativa a leva strategica.

Le metodologie tradizionali, spesso lente e burocratiche, stanno lasciando spazio a un approccio più dinamico, noto come procurement agile. Questo approccio consente alle aziende di adattarsi rapidamente alle variazioni del mercato, alle interruzioni della catena di fornitura e alle nuove opportunità. In questo articolo, approfondiremo il concetto di procurement agile, i suoi benefici e il ruolo delle piattaforme con intelligenza artificiale come Soource in questo contesto.

Che cos’è il Procurement Agile?

Il procurement agile prende in prestito i principi della metodologia agile, nata per lo sviluppo software, e poi applica al processo di approvvigionamento (Deloitte, 2024). A differenza del procurement tradizionale, che segue flussi di lavoro rigidi e lineari, il procurement agile è iterativo, flessibile e fortemente orientato alla risposta rapida ai cambiamenti.

I quattro pilastri fondamentali della metodologia agile sono:

Processi Iterativi: Invece di sviluppare piani di approvvigionamento a lungo termine, le organizzazioni lavorano in cicli più brevi (sprint), apportando miglioramenti e adattamenti incrementali in base al feedback continuo.

Collaborazione: Il procurement agile promuove la collaborazione interfunzionale, abbattendo le barriere tra reparti come procurement, finanza, produzione e altri stakeholder chiave. Ciò consente decisioni più rapide e un migliore allineamento con le esigenze aziendali.

Adattabilità: Le squadre di procurement agile possono reagire rapidamente ai cambiamenti interni o alle condizioni esterne del mercato. Questo approccio è in netta contrapposizione alla rigidità del procurement tradizionale, che può trovarsi in difficoltà di fronte a mutamenti inaspettati.

Focus sul Cliente: Un elemento centrale dell’agile è il focus sul valore che si fornisce al cliente finale. Nel contesto del procurement, questo si traduce nell’ottimizzazione delle relazioni con i fornitori e nel garantire la consegna tempestiva di beni e servizi che soddisfano gli obiettivi aziendali.

L'impatto del Procurement Agile sul business

Adottare metodologie di procurement agile porta vantaggi significativi a tutta l'azienda. La flessibilità e la capacità di risposta delle metodologie agili permettono alle aziende di affrontare meglio i cambiamenti del mercato e le interruzioni nella catena di approvvigionamento come riportato in questo studio di McKinsey&Company condotto durante il periodo del Covid19 .

Uno dei principali vantaggi di adottare questa metodologia è il miglioramento dell'efficienza dei costi (Scrum.org, 2024). Le pratiche di procurement agile aiutano le aziende a ottimizzare la gestione dei fornitori, semplificare il sourcing e prendere decisioni più rapide. Tutto questo porta a una riduzione dei costi nel procurement e aiuta le aziende a costruire modelli di business più resilienti.

Inoltre, il procurement agile è stato dimostrato ridurre i tempi dei cicli di approvvigionamento (Scrum.org, 2024), aiutando le aziende a rispondere più velocemente sia alle necessità interne che alle condizioni di mercato esterne. Questa capacità di accelerare i processi migliora l'agilità complessiva dell'impresa, contribuendo a decisioni di approvvigionamento più tempestive e a una maggiore continuità aziendale di fronte alle interruzioni.

Adottando strategie di procurement agile, le organizzazioni non solo aumentano l'efficienza, ma acquisiscono anche un vantaggio competitivo in un ambiente sempre più dinamico e volatile.

Soource: Il ruolo della tecnologia nel Procurement Agile

Uno degli elementi abilitanti fondamentali del procurement agile è la tecnologia (Deloitte, 2023). Piattaforme come Soource offrono ai team di procurement gli strumenti necessari per gestire i processi di sourcing in modo dinamico ed efficiente. Soource sfrutta l'intelligenza artificiale per automatizzare e ottimizzare il processo di approvvigionamento, posizionandosi come attore chiave nel supportare una metodologia agile:

- Interazioni automatizzate con i fornitori: Una delle principali sfide del procurement è la gestione delle comunicazioni con i fornitori. Grazie all’intelligenza artificiale, Soource permette ai team di procurement di avviare conversazioni via email massive e automatizzate con numerosi fornitori per lo stesso prodotto o servizio. Ciò riduce il tempo necessario e minimizza il lavoro manuale, consentendo ai team di concentrarsi su attività strategiche.

- Decisioni basate sui dati: Automatizzando la raccolta dei dati, Soource permette ai professionisti degli acquisti di raccogliere e analizzare rapidamente le informazioni sui fornitori. Questo consente ai team di prendere decisioni informate su quali fornitori selezionare, basandosi su dati aggiornati e non su informazioni obsolete o incomplete.

- Multi-Sourcing per una maggiore flessibilità: Soource supporta il principio agile in termini di flessibilità, favorendo una strategia di multi-sourcing. Le aziende non dipendono più da pochi fornitori chiave, ma dispongono sempre di opzioni di backup. Questo approccio permette di passare facilmente da un fornitore all’altro se le priorità interne cambiano o se le condizioni di mercato richiedono un cambiamento, garantendo così la continuità della catena di approvvigionamento e riducendo i rischi associati alla dipendenza da un unico fornitore.

- Ottimizzazione delle reti di fornitori: Soource facilita la creazione di catene di approvvigionamento resilienti e flessibili, aiutando i team di procurement a diversificare la loro base di fornitori. Questo non solo aumenta la capacità dell’azienda di adattarsi alle interruzioni, ma crea anche una pressione competitiva tra i fornitori, con conseguente miglioramento dei prezzi e dei livelli di servizio.

Come passare ad un Procurement Agile

Sulla base di quanto detto in precedenza, i passi chiave per avviare la transizione verso un procurement agile sono:

1. Formazione e cambiamento di mentalità: I team devono comprendere a fondo i principi dell’agile e come questi differiscono dall’approccio tradizionale. Workshop e sessioni di formazione possono aiutare a instillare una mentalità agile all’interno del dipartimento acquisti.

2. Investimento in tecnologia: Piattaforme come Soource sono essenziali per implementare il procurement agile. Questi strumenti non solo automatizzano le attività più ripetitive, ma forniscono anche i dati e le informazioni necessari per prendere decisioni tempestive e informate.

3. Collaborazione interfunzionale: Il procurement agile si basa su una stretta collaborazione tra i vari reparti. I team di procurement dovrebbero lavorare a stretto contatto con finanza, operations e sviluppo prodotto per garantire che le strategie di approvvigionamento siano allineate con gli obiettivi aziendali complessivi.

4. Flessibilità contrattuale: Il procurement agile richiede contratti più flessibili con i fornitori. Invece di vincolare i fornitori a contratti a lungo termine e rigidi, è importante sviluppare accordi che consentano modifiche rapide in base alle variazioni della domanda, ai prezzi di mercato o ad altri fattori imprevisti.

Per riassumere...

Il procurement agile non è solo una moda del momento, ma un approccio trasformativo che può migliorare notevolmente l’efficienza operativa, la flessibilità e la resilienza di un'azienda. Implementando principi agili, le aziende possono ridurre i tempi di ciclo del procurement, abbattere i costi e aumentare i ricavi.

Piattaforme come Soource svolgono un ruolo cruciale in questa trasformazione, offrendo strumenti basati sull’intelligenza artificiale che semplificano il processo di procurement, supportano strategie di multi-sourcing e offrono dati in tempo reale per decisioni più intelligenti. Per i CPO e i procurement specialists, adottare un approccio agile, con le giuste tecnologie a disposizione, è oggi più che mai una necessità strategica.